Mudança de escritório: confira 5 dicas para fazer a sua!

Uma mudança comum, de uma casa para a outra, já é uma atividade bem trabalhosa e desgastante. Então, numa mudança de escritório, o trabalho é ainda maior. Afinal, além de envolver todos os funcionários, também é preciso observar diversos detalhes para que tudo saia de acordo com o planejado. Para facilitar esse processo, confira o que a Lossani Transportes recomenda a você!

O que saber antes de fazer uma mudança de escritório?

1 – Planeje com antecedência 

O primeiro passo com certeza é o planejamento. Assim, você consegue que tudo aconteça como o esperado, além de ser possível reduzir e otimizar os custos. Portanto, faça um checklist com todas as ações necessárias no processo, assim como os materiais que serão transportados. Isso evitará que perca algo no caminho. Alguns itens que devem fazer parte de sua lista de planejamento são:

• gastos da mudança;
• inventário de tudo o que vai para o novo espaço e o que será vendido/doado;
• funcionários responsáveis por cada tarefa (ou se irá contratar uma empresa);
• cronograma das datas e etapas;
• escolha do imóvel e maneira que irá transportar os pertences da empresa;
• objetos frágeis;
• organização de documentos e papelada;
• materiais necessários para embalagem dos produtos;
• contato com empresas de serviços, como água, luz, alarme e TV a cabo.

2 – Informe seus funcionários sobre a mudança

Se ainda não anunciou a mudança de escritório, faça isso o mais breve possível! Avise seus colaboradores sobre a mudança com antecedência, assim, eles terão tempo para lidar com a situação. Desse modo, poderão se organizar para o momento. Isso ajudará a evitar transtornos e problemas no dia da mudança. Além disso, o apoio de seus funcionários nesse momento é fundamental para a organização.

3 – Embale tudo com cuidado

Essa é uma das etapas mais trabalhosas, mas também a mais importante. Isso porque, com as embalagens plásticas adequadas, você garante maior agilidade no transporte. Além de  facilidade no momento de encontrar os objetos no novo escritório. Além das tradicionais caixas de papelão, que você pode conseguir em supermercados e lojas, sem custo, também é preciso providenciar jornal e plástico bolha para embalar peças mais frágeis, como eletrônicos, louças e vidro. Além disso, para complementar os cuidados com esses itens. O ideal é adquirir uma fita adesiva personalizada com as palavras “frágil” ou “cuidado” para garantir que o transporte seja feito com o devido cuidado.

Guarde tudo dentro das caixas de maneira organizada, começando pelos que menos utiliza, como objetos decorativos. Para finalizar, identifique todas as caixas com etiquetas para facilitar no momento de arrumar tudo no novo escritório. 

4 – Divida as tarefas em equipes

É importante ainda delegar as tarefas para melhor andamento da mudança de escritório. Por isso, é bom informar os funcionários quanto antes da transferência para novo local. Afinal, é praticamente impossível dar conta de resolver tudo sozinho. Sendo assim, escolha alguém para supervisionar o trabalho dos outros colaboradores se não tiver tempo para se encarregar disso. Escolha uma pessoa de confiança e competente para liderar, visto que essa é uma das partes mais importantes do trabalho. 

Inclusive, o mesmo funcionário pode até mesmo lhe ajudar com a divisão de outras atividades de acordo com as habilidades de cada membro da equipe.

5 – Faça uma reavaliação do que é importante

A mudança de escritório pode ser o momento exato para fazer uma avaliação do que é realmente necessário em sua empresa. Você pode aproveitar para se desfazer de arquivos e objetos que não são utilizados com frequência. Para deixar o novo espaço organizado, é possível guardar documentos importantes e outras peças que são pouco utilizadas no dia a dia.

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